menata administrasi

MENATA ADMINISTRASI PERKARA PERADILAN AGAMA DALAM UPAYA MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA MASYARAKAT PENCARI KEADILAN

Oleh :
Muchammad Jususf
Panitera/Sekretaris PTA Pontianak
Pendahuluan
Pengadilan Agama/Mahkamah Syari’ah, Pengadilan Tinggi Agama/ Mahkamah Syari’ah Aceh, adalah merupakan salah satu Lembaga Peradilan dibawah Mahkamah Agung RI yang melaksanakan fungsi-fungsi pelayanan antara lain dibidang Administrasi Perkara.
Sebagai salah satu lembaga yang melakukan pelayanan kepada pencari keadilan, Pengadilan Agama diharapkan dapat melakukan pelayanannya secara maksimal dengan tetap berpegang pada prinsip pelayanan Sederhana, Cepat dan Biaya ringan.
Untuk memaksimalkan fungsi-fungsi pelayanan tersebut perlu didukung dengan system Administrasi perkara yang baik, transparan dan akuntabel.
Sebagai perwujudan dari system pelayanan yang transparan dan akuntabel diciptakanlah system pelayanan Meja I, Meja II dan Meja III.
(dalam tulisan ini sedikitpun tidak bermaksud untuk memberi penilaian terhadap hasil kerja keras Mahkamah Agung dan Dirjen Badilag yang telah menerbitkan Pedoman Pelaksanaan tugas dan Administrasi Peradilan Agama {Buku II} edisi revisi tahun 2010. Penulis hanya mencoba memberi sumbangan pemikiran) dalam usaha meningkatkan pelayanan kepada pencari keadilan yang dilaksanakan oleh petugas Meja I, Meja II dan Meja III secara terstruktur dengan tetap berpedoman pada buku II dan peraturan lain yang berkaitan dengan tugas-tugas pelayanan, untuk itu ada beberapa peraturan dan Undang-Undang yang harus menjadi perhatian untuk dipedomani oleh petugas Meja I, Meja II dan Meja III sebagai berikut :
1. Undang-Undang Nomor 3 Tahun 2009, tentang Mahkamah Agung RI
2. Undang-Undang Nomor 48 Tahun 2009, tentang Kekuasaan Kehakiman
3. Undang-Undang Nomor 50 Tahun 2009, tentang Peradilan Agama
4. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik
5. Undang-Undang Nomor 25Tahun 2009, tentang Pelayanan Publik
6. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan.
7. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2008, tentang Jenis dan Tarif atas jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak.
8. KMA/032/SK/IV/2006, tentang pemberlakuan buku II, tentang Pedoman Pelaksanaan tugas dan Administrasi Peradilan.
9. PERMA Nomor 01 Tahun 2008, tentang Prosedur Mediasi di Pengadilan.
10.SEMA Nomor 04 Tahun 2008, tentang Pemungutan Biaya Perkara
11.PERMA Nomor 2 Tahun 2009, tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya.
12. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010, tentang Standar Layanan Informasi Publik.
13. SEMA Nomor 10 Tahun 2010, tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum
14. SEMA Nomor 14 Tahun 2010, tentang Dokumen Elektronik sebagai Kelengkapan Permohonan Kasasi dan Peninjauan Kembali
15. SEMA Nomor 01 Tahun 2011, tentang perubahan SEMA Nomor 02 Tahun 2010, tentang penyampaian Salinan dan Petikan Putusan.
16. SEMA Nomor 02 Tahun 2011, tentang Pengelolaan Uang Biaya Perkara.
17. KMA Nomor 1-144/KMA/SK/I/2011, tentang Pedoman Pelayanan Informasi di Pengadilan.



A. Prosedur penerimaan perkara pada pengadilan Agama/mahkamah syar’iyah
Prosedur penerimaan perkara di pengadilan agama/mahkamah syar’iyah harus melalui beberapa Meja, yaitu Meja I (termasuk didalamnya kasir), Meja II dan Meja III.
Pengertian Meja tersebut merupakan kelompok pelaksana teknis administrasi perkara mulai dari penerimaan perkara sampai dengan penyelesaiannya.

Tugas Meja I adalah :
Menerima gugatan, permohonan, verzet, permohonan eksekusi dan permohonan pihak ketiga (derden verzet) permohonan banding, kasasi dan peninjauan kembali.
Pada saat menerima, petugas meja I sekaligus memeriksa kelengkapan berkas dengan menggunakan daftar periksa (check list) dan yang perlu diperhatikan adalah apabila penggugat/pemohon menggunakan kuasa, maka harus dilengkapi dengan surat kuasa khusus dan apabila menggunakan jasa advokat, harus melampirkan kartu anggota advokat, apabila menggunakan kuasa insidentil, harus ada surat keterangan tentang hubungan keluarga dari kepala desa/lurah atau surat izin khusus dari atasan bagi PNS dan anggota TNI/POLRI.
Apabila ada permohonan eksekusi, harus diperiksa apakah ada salinan putusannya.
Apabila ada salinan surat-surat yang dibuat diluar negeri yang disahkan oleh Kedutaan atau perwakilan Indonesia dinegara tersebut, surat-surat tersebut sudah diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia oleh penerjemah yang telah disumpah.
Sebelum perkara didaftar, petugas meja I terlebih dahulu menaksir besarnya biaya perkara dengan berpedoman kepada surat keputusan ketua pengadilan agama tentang panjar biaya pekara.
Dalam menaksir panjar biaya perkara yang perlu diperhatikan oleh meja I adalah :
1. Untuk Perkara ditingkat Pertama
a. Jumlah para pihak berrperkara
b. Jarak tempat tinggal (sesuai radius pemanggilan)
c. Biaya pendaftaran di tingkat I, redaksi dan materai (PP no 53 tahun 2008 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak.
d. Biaya proses (administrasi ATK), PERMA No 2 tahun 2009 tentang biaya proses penyelesaian perkara dan pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan badan peradilan yang berada dibawahnya.
e. Biaya panggilan I untuk para pihak
f. Biaya panggilan untuk proses mediasi
g. Biaya panggilan apabila pihak berperkara tidak datang dan harus dipanggil kembali (untuk penaksirannya cukup 1 kali panggilan kepada penggugat dan tergugat
h. Biaya pemberitahuan putusan apabila pada saat putusan dijatuhkan para pihak tidak hadir dipersidangan
i. Untuk perkara cerai talak harus diperhatikan biaya panggilan para pihak untuk sidang ikrar talak.
Yang perlu diperhatikan oleh Meja I apabila ada permohonan sita jaminan/CB sebaiknya ditaksir biaya sitanya bersamaan dengan biaya perkara, apabila belum sanggup membayar biaya sita jaminan petugas Meja I sudah harus memberitahu kepada pihak berperkara besarnya biaya sita sesuai ketentuan yang berlaku dan ia dapat membayar sebagai tambahan biaya perkara apabila sita jaminan akan dilaksanakan.
Untuk permohonan eksekusi Meja I tetap melakukan penaksiran sesuai ketentuan yang berlaku
Setelah Meja I memeriksa kelengkapan berkas dan menaksir biaya perkara sesuai dengan ketentuan, lalu Meja I membuat SKUM. Selanjutnya penggugat/pemohon membayar uang panjar biaya perkara yang tercantum dalam SKUM, ke kasir (sesuai PERMA Nomor 2 Tahun 2009, tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya dan SEMA Nomor 04 Tahun 2008, tentang Pemungutan Biaya Perkara ...... kasir dilarang menerima langsung uang panjar/tambahan panjar atau biaya perkara dari pihak berperkara. Jadi pihak berperkara langsung membayar panjar biaya perkara ke bank yang telah ditunjuk oleh pihak pengadilan agama setempat).
Kasir cukup menyerahkan nomor rekening resmi Pengadilan yang bersangkutan atau kalau sudah disediakan slip setoran, maka kasir cukup menuliskan nomor rekening tersebut kedalam slip setoran untuk dibawa oleh penggugat/pemohon kebank yang telah ditunjuk dan membayar panjar biaya perkara sesuai dengan jumlah yang tertera dalam SKUM.
Terhadap perkara yang diajukan secara prodeo, Meja I tetap memeriksa kelengkapan berkas sesuai dengan SEMA Nomor 10 Tahun 2010, tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum dan tetap membuat SKUM dengan biaya 0 (nihil)
2. Untuk Perkara permohonan Banding.
Untuk perkara yang diajukan permohonan banding, maka Meja I disamping meneliti berkas permohonan banding sesuai dengan ketentuan, sekaligus menaksir biaya permohonan banding sebagai berikut :
a. Jumlah para pihak berperkara
b. Jarak tempat tinggal (sesuai radius pemanggilan)
c. Biaya pendaftaran di tingkat banding, (PP no 53 tahun 2008 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak)
d. Biaya banding yang dikirim kepengadilan tingkat banding, PERMA No 2 tahun 2009 tentang biaya proses penyelesaian perkara dan pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan badan peradilan yang berada dibawahnya.
e. Biaya pemberitahuan akta banding kepada terbanding
f. Biaya pemberitahuan memori banding
g. Biaya pemberitahuan kontra memori banding
h. Biaya pemberitahuan memeriksa berkas (inzage) kepada Pembanding dan terbanding
i. Biaya pemberitahuan amar putusan banding kepada Pembanding dan Terbanding.
Disamping itu yang perlu diperhatikan oleh meja I dalam menaksir panjar biaya perkara banding adalah :
1.Ongkos pengiriman biaya banding melalui bank/kantor pos
2.Biaya fotokopi/penggandaan dan pemberkasan
3.ongkos pengiriman berkas perkara banding
4.Ongkos jalan petugas pengiriman
Setelah Meja I memeriksa kelengkapan berkas permohonan banding dan menaksir biaya perkara sesuai dengan ketentuan, lalu Meja I membuat SKUM. Selanjutnya pembanding membayar uang panjar biaya perkara yang tercantum dalam SKUM, ke kasir (sesuai PERMA Nomor 2 Tahun 2009, tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya dan SEMA Nomor 04 Tahun 2008, tentang Pemungutan Biaya Perkara ....... kasir dilarang menerima langsung uang panjar/tambahan panjar atau biaya perkara dari pihak berperkara. Jadi pihak berperkara langsung membayar panjar biaya perkara ke bank yang telah ditunjuk oleh pihak pengadilan agama setempat). Kasir cukup menyerahkan nomor rekening resmi Pengadilan yang bersangkutan atau kalau sudah disediakan slip setoran, maka kasir cukup menuliskan nomor rekening tersebut kedalam slip setoran untuk dibawa oleh Pembanding ke bank yang telah ditunjuk dan membayar panjar biaya perkara sesuai dengan jumlah yang tertera dalam SKUM
Apabila para pihak masing-masing mengajukan upaya hukum banding, maka biaya perkara banding yang dikirim kepengadilan tinggi agama hanya dipungut dari pengaju pertama. Sedangkan pengaju kedua hanya dibebani biaya :
1. Biaya fotokopi/penggandaan berkas
2. Biaya pemberitahuan akta banding
3. Biaya pemberitahuan memori banding
4. Biaya pemberitahuan kontra memori banding
Terhadap perkara permohonan banding yang diajukan secara prodeo, meja I tetap memeriksa kelengkapan berkas sesuai dengan SEMA Nomor 10 Tahun 2010, tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum dan tetap membuat SKUM dengan biaya 0 (nihil)

3. Untuk Perkara permohonan kasasi
Untuk perkara yang diajukan permohonan kasasi, maka meja I disamping meneliti berkas permohonan kasasi sesuai dengan ketentuan, sekaligus menaksir biaya permohonan kasasi sebagai berikut :
a. Jumlah para pihak berperkara
b. Jarak tempat tinggal (sesuai radius pemanggilan)
c. Biaya pendaftaran di tingkat kasasi, (PP no 53 tahun 2008 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak)
d. Biaya kasasi yang dikirim ke Mahkamah Agung, PERMA No 2 tahun 2009 tentang biaya proses penyelesaian perkara dan pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan badan peradilan yang berada dibawahnya.
e. Biaya pemberitahuan akta kasasi
f. Biaya pemberitahuan memori kasasi
g. Biaya pemberitahuan kontra memori kasasi
h. Biaya pemberitahuan amar putusan kasasi kepada pemohon dan termohon kasasi.
Disamping itu yang perlu diperhatikan oleh meja I dalam menaksir panjar biaya perkara ,kasasi adalah :
1.Ongkos pengiriman biaya perkara kasasi melalui bank/kantor pos
2.Biaya fotokopi/penggandaan dan pemberkasan
3.ongkos pengiriman berkas perkara kasasi
4.Ongkos jalan petugas pengiriman
Setelah Meja I memeriksa kelengkapan berkas permohonan kasasi dan menaksir biaya perkara sesuai dengan ketentuan, lalu Meja I membuat SKUM. Selanjutnya pemohon kasasi membayar uang panjar biaya perkara yang tercantum dalam SKUM, ke kasir (sesuai PERMA Nomor 2 Tahun 2009, tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya dan SEMA Nomor 04 Tahun 2008, tentang Pemungutan Biaya Perkara........ kasir dilarang menerima langsung uang panjar/tambahan panjar atau biaya perkara dari pihak berperkara. Jadi pihak berperkara langsung membayar panjar biaya perkara ke bank yang telah ditunjuk oleh pihak pengadilan agama setempat). Kasir cukup menyerahkan nomor rekening resmi Pengadilan yang bersangkutan atau kalau sudah disediakan slip setoran, maka kasir cukup menuliskan nomor rekening tersebut kedalam slip setoran untuk dibawa oleh Pemohon Kasasi ke bank yang telah ditunjuk dan membayar panjar biaya perkara sesuai dengan jumlah yang tertera dalam SKUM
Apabila para pihak masing-masing mengajukan upaya hukum kasasi, maka biaya perkara kasasi yang dikirim ke Mahkamah Agung hanya dipungut dari pengaju pertama. Sedangkan pengaju kedua hanya dibebani biaya :
1. Biaya fotokopi/penggandaan berkas
2. Biaya pemberitahuan akta kasasi
3. Biaya pemberitahuan memori kasasi
4. Biaya pemberitahuan kontra memori kasasi
Terhadap perkara permohonan kasasi yang diajukan secara prodeo, Meja I tetap memeriksa kelengkapan berkas sesuai dengan SEMA Nomor 10 Tahun 2010, tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum dan tetap membuat SKUM dengan biaya 0 (nihil)

4. Untuk perkara Permohonan peninjauan kembali
Untuk perkara yang diajukan permohonan peninjauan kembali, maka Meja I disamping meneliti berkas permohonan peninjauan kembali sesuai dengan ketentuan, sekaligus menaksir biaya permohonan peninjauan kembali sebagai berikut :
a. Jumlah para pihak berperkara
b. Jarak tempat tinggal (sesuai radius pemanggilan)
c. Biaya pendaftaran permohonan peninjauan kembali, (PP no 53 tahun 2008 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak)
d. Biaya peninjauan kembali yang dikirim ke Mahkamah Agung, PERMA No 2 tahun 2009 tentang biaya proses penyelesaian perkara dan pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan badan peradilan yang berada dibawahnya.
e. Biaya pemberitahuan pernyataan dan alasan peninjauan kembali
f. Biaya pemberitahuan jawaban atas permohonan dan alasan peninjauan kembali
g. Biaya pemberitahuan amar putusan peninjauan kembali kepada pemohon dan termohon peninjauan kembali.
Disamping itu yang perlu diperhatikan oleh Meja I dalam menaksir panjar biaya peninjauan kembali adalah :
1. Ongkos pengiriman biaya perkara peninjauan kembali melalui bank/kantor pos
2. Biaya fotokopi/penggandaan dan pemberkasan
3. ongkos pengiriman berkas perkara peninjauan kembali
4. Ongkos jalan petugas pengiriman berkas
(catatan untuk keempat komponen ini, oleh Meja I juga menaksir biaya untuk permohonan kasasi dan permohonan peninjauan kembali dan penulis belum menemukan pos pembukuannya/kolom isian didalam buku induk keuangan perkara. KI-PA6)
Setelah meja I memeriksa kelengkapan berkas permohonan peninjauan kembali dan menaksir biaya perkara sesuai dengan ketentuan, lalu Meja I membuat SKUM.
Selanjutnya pemohon peninjauan kembali membayar uang panjar biaya perkara yang tercantum dalam SKUM, ke kasir (sesuai PERMA Nomor 2 Tahun 2009, tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya dan SEMA Nomor 04 Tahun 2008, tentang Pemungutan Biaya Perkara ......... kasir dilarang menerima langsung uang panjar/tambahan panjar atau biaya perkara dari pihak berperkara. Jadi pihak berperkara langsung membayar panjar biaya perkara ke bank yang telah ditunjuk oleh pihak pengadilan agama setempat). Kasir cukup menyerahkan nomor rekening resmi Pengadilan yang bersangkutan atau kalau sudah disediakan slip setoran, maka kasir cukup menuliskan nomor rekening tersebut kedalam slip setoran untuk dibawa oleh Pemohon Peninjauan Kembali ke bank yang telah ditunjuk dan membayar panjar biaya perkara sesuai dengan jumlah yang tertera dalam SKUM
Terhadap perkara permohonan peninjauan kembali yang diajukan secara prodeo, Meja I tetap memeriksa kelengkapan berkas sesuai dengan SEMA no 10 tahun 2010, tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum, dan tetap membuat SKUM dengan biaya 0 (nihil)
Oleh karena tugas Meja I berkaitan erat dengan kasir, maka setelah berkas perkara lengkap, Meja I membuat SKUM dan dimasukkan dalam map untuk diserahkan kekasir dalam rangkap 4 (empat) masing-masing :
a. Lembar pertama warna hijau untuk bank yang bersangkutan
b. lembar kedua warna putih untuk pemohon
c. Lembar ketiga warna merah untuk kasir
d. Lembar keempat warna kuning untuk dilampirkan dalam berkas
KASIR
kasir cukup menyerahkan nomor rekening resmi Pengadilan yang bersangkutan atau kalau sudah disediakan slip setoran, maka kasir cukup menuliskan nomor rekening tersebut kedalam slip setoran untuk dibawa oleh penggugat/pemohon kebank yang telah ditunjuk dan membayar panjar biaya perkara sesuai dengan jumlah yang tertera dalam SKUM.
Catatan : apabila kasir hanya bertugas memberitahu nomor rekening resmi pengadilan untuk melakukan pembayaran panjar biaya perkara, serta menerima kembali bukti setoran dari bank yang bersangkutan, maka harus ada petugas pemegang kas ; apabila kasir juga sebagai pemegang kas, maka tugas selanjutnya adalah :
a. Menerima bukti setor ke bank dari penggugat/pemohon dan membukukannya dalam buku jurnal keuangan perkara
b. Memberi nomor sesuai nomor urut perkara pada buku jurnal keuangan perkara, membubuhkan tanda tangan, tanggal dan cap tanda lunas pada SKUM yang telah diberi nomor urut perkara
c. Menyerahkan rangkap surat gugat/permohonan yang telah diberi nomor perkara berikut SKUM kepada Penggugat/pemohon untuk didaftar di Meja II
d. Terhadap perkara yang diajukan secara Cuma-Cuma (prodeo) pemegang kas memberi nomor sesuai nomor urut perkara pada buku jurnal keuangan perkara, membubuhkan tanda tangan dan cap tanda lunas pada SKUM yang telah diberi nomor urut perkara. SKUM tetap diisi 0 (nihil)
e. Buku jurnal tetap dalam posisi 0 (nihil) atas perkara yang diajukan secara prodeo, apabila permohonan secara prodeo diterima oleh pengadilan agama berdasarkan surat keputusan Kuasa Pengguna Anggaran, bendahara pengeluaran menyerahkan bantuan biaya perkara kepada kasir (tanpa melalui bank) dan olehMeja I dibuatkan SKUM sebagai bukti pembayaran.
f. Pemegang kas , membubuhkan tanda tangan dan cap tanda lunas pada SKUM yang telah diberi nomor urut perkara setelah menerima uang panjar biaya pekara yang diserahkan oleh bendahara pengeluaran (SEMA No.10 Tahun 2010 tentang Pedoman Pemberian Bantuan Hukum) dan mencatat kedalam buku jurnal keuangan perkara.
Catatan : hal ini berlaku juga untuk perkara yang diajukan banding, kasasi dan peninjauan kembali.
g. Pemegang kas mencatat segala penerimaan dan pengeluaran biaya perkara dengan tertib dan rapih. Buku keuangan perkara terdiri dari :
1. Buku jurnal perkara gugatan (K1-PA1/G)
2. Buku jurnal perkara permohonan (K1-PA1/P)
3. Buku jurnal permohonan banding (K1-PA2)
4. Buku jurnal permohonan kasasi (K1-PA3)
5. Buku jurnal permohonan peninjauan kembali (K1-PA4)
6. Buku jurnal permohonan eksekusi (K1-PA5)
7. Buku induk keuangan perkara (K1-PA6)
8. Buku keuangan biaya eksekusi (K1-PA7)
9. Buku penerimaan uang hak-hak kepaniteraan (K1-PA8a)
10. Buku keuangan hak kepaniteraan lainnya (K1-PA8b)
Tugas Meja II
Setelah Penggugat/pemohon menerima kembali map berkas perkara yang telah diberi nomor perkara oleh pemegang kas, Penggugat/pemohon menyerahkan map tersebut ke Meja II untuk didaftar dengan cap TERDAFTAR dan diberi nomor sesuai nomor yang tertera pada SKUM. Selanjutnya Meja II melakukan :
a. Mencatat perkara yang telah terdaftar dalam buku register induk perkara gugatan/permohonan sesuai dengan nomor perkara yang tercantum pada SKUM
b. Menyerahkan satu rangkap surat gugatan/permohonan yang telah terdaftar berikut SKUM warna putih rangkap kedua kepada penggugat/pemohon
c. Memasukkan surat gugatan/permohonan kedalam map berkas perkara yang telah dilengkapi dengan PMH, penunjukkan panitera pengganti, penunjukkan jurusita pengganti, PHS dan instrumen.
d. Menyerahkan berkas kepada Panitera melalui wakil panitera untuk disampaikan kepada ketua pengadilan Agama
e. Tugas pencatatan yang berhubungan dengan buku register induk perkara menjadi tanggungjawab meja II
Buku register perkara di Pengadilan Agama terdiri dari :
1. Register induk perkara gugatan (R1-PA1G)
2. Register induk perkara permohonan (R1-PA1P)
3. Register permohonan banding (R1-PA2)
4. Register permohonan kasasi (R1-PA3)
5. Register permohonan peninjauan kembali (R1-PA4)
6. Register penyitaan barang bergerak (R1-PA5)
7. Register penyitaan barang tidak bergerak (R1-PA6
8. Register surat kuasa khusus (R1-PA7)
9. Register eksekusi (R1-PA8)
10. Register akta cerai (R1-PA9)
11. Register perkara jinayah (R1-PA10)
12. Register P3HP (R1-PA11)
13. Register ekonomi syari’ah (R1-PA12)
14. Register itsbat rukyaat hilal dan pemberian nasehat/keterangan tentang perbedaan penentuan arah kiblat dan penentuan awal waktu shalat (R1-PA 13)
15. Register eksekusi putusan arbitrase syari’ah (R1-PA14)
16. Register mediasi (R1-PA15)
f. Membantu panitera muda gugatan/permohonan menyiapkan instrumen yang terdiri dari :
1. Daftar pembagian perkara
2. Penundaan sidang
3. Panggilan (pgl)
4. Sita
5. Amar putusan
6. Redaksi/Materai
7. Perincian biaya yang telah diputus
8. Pemberi tahuan putusan tingkat pertama (PBT.A1, PBT.A2, PBT.A3)
9. Pemberitahuan putusan banding
10. Pemberitahuan putusan kasasi (PBT.C5)
11. Pemberitahuan putusan peninjauan kembali (PBT.D3, PBT.D4)
12. Kirim biaya (KRB.1, KRB.2, KRB.3)

Tugas meja III
a. Menerima berkas perkara yang telah selesai diminutasi oleh Panitera Pengganti, apabila dokumen elektroniknya belum diserahkan oleh Panitera Pengganti, maka petugas Meja III tidak boleh menerima berkas perkara tersebut sampai dokumen elektroniknya selesai dan diserahkan kepada petugas meja III bersama-sama dengan berkas perkara yang telah diminutasi.

b. Menyimpan berkas perkara kedalam box untuk keperluan arsip
c. Menyimpan dalam box khusus berkas perkara pelaksanaan izin ikrar talak yang dicatat dalam buku kendali khusus untuk itu. Apabila telah berkekuatan hokum tetap berkas tersebut diserahkan kembali kepada Panitera Pengganti melalui Panitera Muda Hukum secara berjenjang dan diserahkan kepada Majelis Hakim yang telah ditunjuk untuk pelaksanaan sidang ikrar talak. Apabila Pemohon tidak hadir pada persidangan tersebut, Panitera Pengganti membuat Berita Acara Persidangan atas ketidak hadiran Pemohon dan berkas perkara tersebut diserahkan kembali kepada Meja III, dan apa bila dalam jangka waktu 6 bulan sejak tanggal PHS ikrar pertama Pemohon tidak melanjutkan perkaranya, maka Panitera membuat catatan pada halaman terakhir putusan yang berbunyi “ Kekuatan Putusan ini gugur sejak tanggal…….” Dan oleh Petugas meja III berkas perkara tersebut diberi sampul, dijahit dan disegel kemudian dimasukkan kedalam box yang telah disediakan.

d. Membantu Panitera muda hukum membuat laporan yang terdiri dari :
1. Laporan keadaan perkara (L1-PA1)
2. Laporan perkara yang dimohonkan banding(L1-PA2)
3. Laporan perkara yang dimohonkan kasasi(L1-PA3)
4. Laporan perkara yang dimohonkan peninjauan kembali(L1-PA4)
5. Laporan perkara yang dimohonkan eksekusi(L1-PA5)
6. Laporan kegiatan hakim (L1-PA6)
7. Laporan keuangan perkara (L1-PA7)
8. Laporan jenis perkara (L1-PA8)
9. Laporan hasil mediasi (L1-PA9)
10. Laporan penggunaan formulir akta cerai (L1-PA10)
11. Laporan pertanggungjawaban uang iwadl (L1-PA11)
12. Laporan sebab-sebab terjadinya perceraian (L1-PA12)
13. Laporan tahunan (L1-PA13)
e. Menyiapkan/menyusun berkas perkara bundel A dan bundel B yang dimohonkan banding, kasasi dan peninjauan kembali, yang terdiri dari :
Bundel A
1. Surat gugatan/permohonan
2. SKUM
3. Penetapan Majelis Hakim
4. Penunjukan Panitera Pengganti
5. Penunjukan jurusita/jurusita pengganti
6. Penetapan Hari Sidang
7. Relaas Panggilan
8. Berita Acara sidang (jawaban/replik/duplik pihak-pihak dimasukkan dalam kesatuan berita acara).
9. Surat Kuasa khusus dari kedua belah pihak (bila ada)
10. Penetapan Sita Conservatoir/Revindicatoir (bila ada)
11. Berita Acara Sita Conservatoir/Revindicatoir (bila ada)
12. Lampiran-lampiran Surat yang diajukan oleh kedua belah pihak (bila ada)
13. Surat-Surat Bukti Penggugat (bila ada)
14. Surat-Surat Bukti Tergugat (bila ada)
15. Tanggapan Bukti-Bukti Tergugat dari Penggugat (bila ada)
16. Tanggapan Bukti-Bukti Penggugat dari Tergugat (bila ada)
17. Gambar situasi (bila ada)
18. Surat-Surat lain

Bundel B yang berkaitan dengan Permohonan Banding yang pada akhirnya akan menjadi arsip Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah Aceh adalah himpunan surat-surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan Banding serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan Banding yang terdiri dari :
1. Salinan putusan pengadilan agama/mahkamah syar’iyah
2. Akta banding
3. Akta penerimaan memori banding
4. Memori banding (bila ada)
5. Akta pemberitahuan banding
6. Pemberitahuan penyerahan memori banding
7. Akta penerimaan kontra memori banding (bila ada)
8. Kontra memori banding (bila ada)
9. Pemberitahuan penyerahan kontra memori banding
10. Inzage
11. Bukti setor biaya pendaftaran ke kas Negara

Bundel B yang berkaitan dengan Permohonan Kasasi yang pada akhirnya akan menjadi arsip berkas perkara pada Mahkamag Agung adalah himpunan surat-surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan pernyataan kasasi serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan kasasi yang terdiri dari :
1. Relaas pemberitahuan amar putusan banding kepada kedua belah pihak.
2. Akta permohonan kasasi
3. Surat Kuasa khusus dari pemohon kasasi (bila ada)
4. Relaas pemberitahuan akta permohonan kasasi kepada pihak lawan
5. Memori kasasi
6. Tanda terima memori kasasi
7. Surat keterangan Panitera apabila pemohon kasasi tidak menyerahkan memori kasasi
8. Relaas pemberitahun memori kasasi kepada pihak lawan
9. Kontra memori kasasi (bila ada)
10. Relaas pemberitahun kontra memori kasasi kepada pihak lawan
11. Salinan putusan pengadilan agama/mahkamah syar’iyah
12. Salinan putusan pengadilan tinggi agama/mahkamah syar’iyah Aceh
13. Tanda bukti pengiriman biaya kasasi melalui bank/kantor pos
14. Surat-surat lain (bila ada)
15. Dokumen elektronik yang terdiri dari, putusan pengadilan tingkat pertama dan putusan banding (kalau ada dengan memori kasasi dan kontra memori kasasi)

Bundel B yang berkaitan dengan Permohonan peninjauan kembali yang pada akhirnya akan menjadi arsip berkas perkara pada Mahkamag Agung adalah merupakan himpunan surat-surat perkara yang diawali dengan permohonan pernyataan peninjauan kembali serta semua kegiatan berkenaan dengan adanya permohonan peninjauan kembali yang terdiri dari :
1. Relaas pemberitahuan amar putusan kasasi kepada pemohon peninjauan kembali (apabila peninjauan kembali diajukan terhadap putusan kasasi) atau relaas pemberitahuan amar putusan banding (apabila permohonan peninjauan kembali diajukan atas putusan Pengadilan Tinggi Agama/Mahkamah Syar’iyah Aceh).
2. Akta permohonan peninjauan kembali
3. Surat permohonan peninjauan kembali dilampiri dengan surat bukti
4. Tanda terima surat permohonan peninjauan kembali
5. Surat Kuasa khusus (bila ada)
6. Relaas pemberitahuan dan penyerahan salinan permohonan peninjauan kembali kepada pihak lawan
7. Jawaban surat permohonan peninjauan kembali
8. Surat pemberitahuan dan penyerahan salinan jawaban atas permohonan peninjauan kembali
9. Salinan putusan pengadilan agama/mahkamah syar’iyah
10. Salinan putusan pengadilan tinggi agama/mahkamah syar’iyah Aceh (bila perlu)
11. Salinan putusan kasasi (bila perlu)
12. Tanda bukti pengiriman biaya kasasi melalui bank/kantor pos
13. Surat-surat lain (bila ada)
14. Dokumen elektronik yang terdiri dari, putusan pengadilan tingkat pertama, banding dan kasasi

B. Prosedur Penerimaan perkara di Pengadilan tingkat banding/mahkamah syar’iyah Aceh
Prosedur penerimaan perkara di pengadilan tingkat banding juga melalui beberapa meja, yaitu meja I (termasuk didalamnya kasir), meja II dan Meja III.
Pengertian meja tersebut merupakan kelompok pelaksana teknis administrasi perkara mulai dari penerimaan perkara sampai dengan penyelesaiannya.
Tugas Meja I
1. Menerima berkas perkara banding
2. Menerima memori, kontra memori yang langsung disampaikan ke Pengadilan Tinggi Agama oleh Pembanding/terbanding (kalau ada).
3. Meneliti kelengkapan berkas perkara banding, bila lengkap langsung didaftar
4. Mendaftar perkara banding yang dikirim dari Pengadilan Agama setelah biaya perkara dicatat dalam buku jurnal oleh pemegang kas sesuai dengan nomor urut perkara dengan diberi nomor perkara
5. Apabila berkas perkara belum lengkap, biaya belum dikirim atau kurang, maka berkas perkara banding sementara disimpan dan dicatat dalam buku bantu dan kekurangan berkas atau biaya akan dimintakan ke Pengadilan Agama pengaju untuk melengkapi berkas atau menambah biaya yang masih kurang.
6. Untuk perkara yang diajukan secara Cuma-Cuma ( prodeo ) berkas perkara oleh meja I langsung diserahkan ke Meja II untuk dicatat dalam buku bantu (register khusus prodeo) tanpa diberi nomor perkara
7. KASIR sebagai pemegang kas adalah bagian dari Meja I
8. Kasir menerima dan mencatat biaya banding sesuai dengan ketentuan yang berlaku kedalam buku jurnal dengan memberi nomor perkara sesuai dengan nomor urut perkara banding.
9. Seluruh kegiatan pengeluaran biaya perkara baik yang dicatat dalam buku jurnal, buku penerimaan uang hak-hak kepaniteraan, dicatat secara tertib dalam buku induk keuangan perkara.
10. Mencatat dalam buku bantu apabila penerimaan biaya banding tidak bersamaan dengan penerimaan berkas perkara

Tugas Meja II
1. Mencatat berkas perkara banding sesuai dengan tanggal dan nomor perkara yang didaftar dan diberi nomor oleh pemegang kas kedalam buku register perkara
2. Memberi nomor perkara pada sampul berkas perkara yang bersangkutan.
3. Menyiapkan berkas perkara banding yang telah diberi nomor dengan melampirkan, blanko penetapan majelis hakim, penunjukkan panitera pengganti dan penetapan hari siding serta dilengkapi pula dengan instrument ; Daftar pembagian perkara, penundaan siding, amar putusan dan redaksi/materai.
4. Berkas yang sudah lengkap diserahkan kepada panitera muda banding untuk diteruskan kepada wakil panitera dan melalui panitera menyampaikan berkas perkara banding kepada ketua pengadilan tinggi agama/Mahkamah syar’iyah Aceh
5. Menerima berkas permohonan prodeo dari meja I untuk dicatat kedalam buku register khusus (buku bantu) tanpa diberi nomor perkara (tatacara penggunaan nomor dengan menggunakan nomor urut surat dinas keluar Pengadilan tinggi agama/Mahkamah syar’iyah Aceh).

Tugas Meja III
1. Menyelenggarakan penataan arsip perkara/dokumen sesuai dengan proden tetap (protap).
2. Menyimpan arsip perkara yang terdiri dari Asli bundle B dan asli putusan/dokumen elektronik kedalam box perkara
3. Menyiapkan data, pembuatan statistik dan laporan perkara

Demikian tulisan ini sebagai sumbangan pemikiran semoga bermanfaat bagi para pembaca dan terutama kepada petugas Meja I/kasir, Meja II dan Meja III yang lebih banyak bersentuhan dengan tugas-tugas pelayanan kepada pencari keadilan, terima kasih.
Catatan tentang penulis :
Panitera/Sekretaris Pengadilan Tinggi Agama Pontianak
Email : mathe.suva@gmail.com